Sicherheit & Datenschutz.

Alle Personen Ihres Unternehmens, denen eine Rolle im Dateiaustausch zugewiesen ist, und Mitarbeitende von Atlumen Labs mit einer Rolle in „Kundendateien“. Sonst niemand.

Wer das genau ist und was Atlumen Labs damit tun darf, steht im Dateiaustausch unter „Einstellungen“.

Jede Datei, die im Dateiaustausch abgelegt wird, auch über das Datei-Laufwerk oder aus Word, wird auf Viren geprüft, bevor jemand anderes sie öffnen kann. Verdächtige Dateien landen in Quarantäne, abgelehnte werden gar nicht erst abgelegt.

Heruntergeladen wird über einen Link, der 60 Sekunden gültig ist und erst nach einer Prüfung Ihrer Berechtigung erzeugt wird.

Öffnen Sie eine Datei aus dem Portal in Word oder LibreOffice, gilt der Link dafür nur für Sie und diese Datei, solange sie dort geöffnet ist, und höchstens 24 Stunden. Ihre Berechtigung wird bei jedem Zugriff erneut geprüft.

Hilfsdateien, die Programme beim Speichern auf dem Datei-Laufwerk anlegen (etwa „~$Akte.docx“), bewahren wir einen Tag lang auf, nur für die Person, deren Programm sie geschrieben hat. Sie werden nicht auf Viren geprüft und niemand anderem gezeigt.

Jeder Upload, jeder Download, jede Umbenennung und jede Löschung wird mit Zeitpunkt festgehalten, Aktionen von Personen zusätzlich mit Namen. Die Aktivität Ihres Bereichs zeigt diese Einträge, die neuesten zuerst; nach einem Jahr werden sie gelöscht.

Die Aufbewahrungsfrist legt Ihr Unternehmen fest: 30, 90 oder 365 Tage ab dem Upload, oder unbegrenzt. Voreingestellt sind 365 Tage. Das Löschdatum steht bei jeder Datei.

Dateien in Quarantäne und abgelehnte Dateien löschen wir unabhängig davon nach 30 Tagen.

Was jemand in Ihrem Bereich löscht, liegt bis zu 30 Tage im Papierkorb, höchstens bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist, und lässt sich dort wiederherstellen oder sofort endgültig löschen; danach löschen wir es endgültig. Dateien, deren Prüfung nach dem Hochladen noch läuft oder die sie nicht bestanden haben, und ältere Versionen, die jemand einzeln löscht, löschen wir sofort.

Ersetzt jemand eine Datei durch eine gleichnamige, kann Ihr Unternehmen die vorherige 7, 30 oder 90 Tage als ältere Version aufbewahren lassen, höchstens bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Voreingestellt ist das aus.

Sie melden sich mit E-Mail-Adresse und Passwort an. Eine Anmeldung bleibt sieben Tage nach der letzten Nutzung gültig; danach melden Sie sich erneut an.

Ihr Passwort ändern Sie jederzeit selbst unter „Mein Konto“. Dabei werden Ihre übrigen Geräte abgemeldet.

Statt des Passworts können Sie einen Passkey einrichten oder Ihr Microsoft- oder Google-Arbeitskonto verbinden, beides unter „Mein Konto“. Ein Arbeitskonto meldet Sie erst an, nachdem Sie es dort selbst verbunden haben, und nur, wenn es auf dieselbe E-Mail-Adresse lautet.

Für das Datei-Laufwerk erstellen Sie im Dateiaustausch unter „Als Laufwerk einrichten“ ein eigenes Laufwerk-Passwort für jeden Computer. Wir speichern es nur als Hashwert, Sie sehen es nur beim Erstellen, und Sie können jedes einzeln widerrufen. Es gilt nur für das Laufwerk, nicht für die Anmeldung hier, und endet, wenn Sie das Unternehmen verlassen. Nach mehreren falschen Versuchen nimmt das Laufwerk für dieselbe IP-Adresse und dasselbe Konto zehn Minuten lang keine Anmeldung an.

Einen Passkey oder ein Laufwerk-Passwort einrichten oder ein Arbeitskonto trennen können Sie nur innerhalb eines Tages nach der Anmeldung. Ist sie älter, bittet das Portal Sie, sich erneut anzumelden. Das schützt Ihren Zugang, falls jemand eine laufende Anmeldung übernommen hat.

Neue Zugänge entstehen auf keinem dieser Wege: Zugänge legt ausschließlich Atlumen Labs an.

Zur Unterstützung können Mitarbeitende von Atlumen Labs das Portal vorübergehend mit Ihrem Zugang ansehen, für höchstens 30 Minuten. Ihr Passwort brauchen sie dafür nicht und sie erfahren es auch nicht. Beginn und Ende werden festgehalten, und jede Änderung wird unter dem Konto der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters protokolliert, nicht unter Ihrem.

Serverstandort

Falkenstein (Vogtland), Deutschland